La eficacia de una gestión de un archivo físico de una empresa depende de la aplicación de herramientas y métodos específicos. Mucho más que una mera compulsión legal a cumplir, archivado es una necesidadDe la buena gestión que responde a los reales problemas económicos. La gestión de los actuales registros, intermedio y la gestión de los archivos de dos servicios no particiones y coordinada entre ellos: el servicio de archivos y el repositorio de registros. Como tal, el archivo de los documentos en papel es un procedimiento que puede ser rápidamente complejo si las normas y las buenas prácticas si no se cumplen, tanto en términos de la clasificación en el almacenamiento. Independientemente de la forma o de la actividad de la empresa en la gestión de los archivos es una necesidad. Ella comenzó a la ligera, aunque se basa en las acciones que a priori simple: el objetivo de archivo es, por un lado, conservar y mantener los documentos de la empresa en buen estado, en el otro lado para encontrar o volver a ellos en cualquier momento. Es por eso, que no se reduce a un simple dispositivo de almacenamiento con el fin de cumplir con el período de retención de documentos, sino que se basa en una gestión integral de archivo de documentos en papel, que es parte de una directiva de archivado que sea eficaz y sostenible, desde la creación hasta la destrucción de los archivos. La gestión de la el actual intermedios y los archivos para fines administrativos, requiere de especial herramientas y métodos específicos teniendo en cuenta el conjunto de las restricciones relacionadas con la gestión de documentos. Esta archivado el procedimiento requiere más rigor y la lógica, porque incluye: la gestión de La física archivo (y los archivos) no se puede improvisar. Implementar un potente y probada ayuda a garantizar la accesibilidad, la fiabilidad y la integridad de los documentos. Este sistema asegura el apoyo de los documentos desde su creación hasta su archivado. Ofrece muchas posibilidades, tales como la implementación de los procedimientos y de los derechos de acceso. Con respecto a la regulación de cumplir, hay normas ISO que son específicos para archivar, y, en particular, la norma ISO que asegura: Para el caso específico de los documentos oficiales, el estándar ISO asegura la regulación de su escritura, de manera que la norma ISO, como a ella es la encargada de la regulación de los registros de datos. Estas normas ISO o NF son transmitidos a título indicativo, no son obligatorias y no siempre son una garantía de la máxima profesionalidad. Esto nunca se repetirá lo suficiente, no se deje engañar por las normas. Es en el intercambio con terceros archivador, en su experiencia, y su comprensión de sus reales necesidades, usted encontrará el altavoz que usted necesita. Los archivos están disponibles para todos los documentos producidos o recibidos por una empresa, durante el año fiscal de su actividad. Por consiguiente, deben ser conservados: seguir toda la actividad económica y social de la empresa. En cuanto a sus sustratos, son variados: La gestión real depende del tipo de medios para almacenar y clasificar, sino también para el archivado de la política adoptada por la empresa (apropiados para su organización y el tipo de actividad) como el tipo específico de cada archivo (teoría de las tres edades): Preguntas comunes que enfrentan los formuladores de políticas en el campo de la clasificación y archivo de documentos corporativos de la presentación de los documentos de una empresa cumple con las normas básicas a seguir para clasificar de manera útil, efectiva y sostenible en un conjunto de documentos de una empresa. Un momento u otro, de una empresa se enfrenta a un problema de archivado y presentación que debe gestionar, después de haber producido o recibido. Deje que el hacinamiento de los documentos no es la solución Para encontrar una situación saludable, existen procedimientos de clasificación designada por el término genérico para la Gestión de Registros. Se trata de una herramienta para la administración de registros en la que se recomienda para el tratamiento de ellos como de su creación: Su ámbito de aplicación se limita a la actual intermedio y de los archivos, teniendo en cuenta: El punto de vista de las normas y reglamentos, la Gestión de archivos es un proceso de archivado también el recuadro. Gestión de registros ha sido el objeto en de una norma internacional, ISO, adquirida en por la asociación francesa de normalización (AFNOR), bajo el título NF ISO. Gestión de registros, por lo tanto, el objetivo es registrar y examinar el documento, desde su creación y, por lo tanto, aguas arriba del proceso documental. Esta es la razón por la que incluye en su enfoque de un plan de clasificación o de la clasificación del plan, incluyendo: Lo que diferencia a la clasificación del almacenamiento, es hermoso y bien puesto en su lugar aguas arriba de la gestión de acuerdo a un esquema de clasificación lógica y jerárquica.
Por lo tanto, es esencial para el servicio a cargo de la implementación de la clasificación plan de hacer las preguntas correctas, a saber: La clasificación de los registros actuales es fundamental, se dice que es el original y consistente debido al hecho de que él debe respetar la vida de los archivos y que por lo tanto se convierte en el reflejo de la actividad de la empresa.
Para ello, una clasificación se realiza a partir de la creación del archivo y no después de los hechos, ni para reducir la congestión en el montón de archivos almacenados sin haber sido procesado ni ordenados. En cuanto a la forma de clasificar, se requiere de rigor Es un método válido, independientemente del tipo de archivos (actual, provisional, definitiva). Se basa en la distinción de la naturaleza de los materiales: El ranking es rápido y eficiente cuando se inició ya en la fase de producción de los archivos. Por lo tanto, es evidente que el establecimiento de un plan de clasificación no se improvisa y requiere una gran cantidad de requisitos para ser eficaz. Es por eso que debe ser estructurado para adaptarse: Se debe caer constantemente en la perspectiva de la investigación de documentos (cómo encontrar fácilmente un documento.) y por lo tanto debe ser integral. Estructuralmente, el plan de clasificación de las obras en forma lógica y estructurada.
Los documentos están clasificados y distribuidos de acuerdo a un esquema lógico y una jerarquía de lo general a lo particular.
El objetivo es incorporar todos los documentos sin perder la precisión. Su naturaleza integral es debido al hecho de que él está a cargo de la presentación de todos los documentos que reflejen las tareas de la empresa, de su actividad.
Todo un conjunto de documentos clasificados, independientemente del tipo de medio de almacenamiento (papel, fotografía, CD rom, los datos electrónicos) por último, hay tres tipos de clasificación de plan, de acuerdo con el tipo de actividad de la empresa (funciones y actividades), la organización (estructura de la operación) y por el objeto.
Como los archivos de una empresa son un reflejo de su actividad, una preferencia, cualquier consideración que se da al esquema de clasificación funcional.
Sin embargo, una combinación de métodos no es excluir, siempre que, naturalmente, no mezcle las bases de la división, y poner todas las carpetas en el mismo nivel.
Finalmente, el éxito de un esquema de clasificación dependerá del servicio de archivo de que la acumulación resultado de un perfecto conocimiento de la operación, actividades de de la empresa y el servicio que gestiona. Esta es la razón por la que una investigación de antemano es esencial para desarrollar un plan de clasificación de los hechos"a medida". Gracias a la implementación de una Gestión de Registros dentro de la empresa que quiere gestionar eficazmente sus archivos, ahora es posible para este último: la gestión de los archivos sujetos a un plan de efectivos de la clasificación conduce inevitablemente a una ganancia de tiempo y productividad para la empresa y una reducción de los costes de gestión que van en la misma dirección. En efecto, una clasificación sistematizada de archivos implica una circulación y el acceso facilitado en gran medida, lo que contribuye a desarrollar el rendimiento de la empresa. La lógica de archivado debe tomar en cuenta la duración legal de conservación de los documentos con el fin de determinar cuánto tiempo un productor tiene un interés de preservar sus materiales de archivo, y el destino de estos documentos al final de este período de tiempo. El Libro de inventario la combinación de la cantidad y el valor de los activos y pasivos identificados en el inventario. El diario que contiene las escrituras del libro-diario, desglosados de acuerdo al plan de cuentas de la empresa, manteniendo y autenticación de los libros necesarios.
